FUNGSI MANAJEMEN RISIKO
Pengertian Manajemen Risiko
Manajemen Risiko adalah berkaitan dengan kegiatan keamanan, yang tujuannya adalah menjaga harta benda dan personil perusahaan terhadap kerugian akibat kejahatan dan semua
gangguan sosial atau gangguan alamiah, yang mungkin membahayakan kehidupan dan perkembangan perusahaan.
Manajemen Risiko dan Asuransi
Asuransi merupakan bagian dari manajemen risiko, karena asuransi merupakan salah satu cara penanggulangan risiko, sebagai hasil perumusan strategi penanggulangan risiko dari manajemen risiko.
Fungsi Pokok Manajemen Risiko
1. Menemukan Kerugian Potensial
2. Mengevaluasi Kerugian Potensial
3. Memilih Teknik/Cara yang Tepat atau Menentukan suatu Kombinasi dari Teknik-teknik yang Tepat Guna Menanggulangi Kerugian .
Senin, 11 November 2013
Senin, 21 Oktober 2013
Dampak Asuransi Terhadap Kehidupan Sosial Ekonomi
1. Fungsi Asuransi
A. Fungsi Utama (Primer)
• Pengalihan Resiko
Sebagai sarana atau mekanisme pengalihan kemungkinan resiko / kerugian (chance of loss) dari tertanggung sebagai ”Original Risk Bearer” kepada satu atau beberapa penanggung (a risk transfer mechanism). Sehingga ketidakpastian (uncertainty) yang berupa kemungkinan terjadinya kerugian sebagai akibat suatu peristiwa tidak terduga, akan berubah menjadi proteksi asuransi yang pasti (certainty) merubah kerugian menjadi ganti rugi atau santunan klaim dengan syarat pembayaran premi.
• Penghimpun Dana
Sebagai penghimpun dana dari masyarakat (pemegang polis) yang akan dibayarkan kepada mereka yang mengalami musibah, dana yang dihimpun tersebut berupa premi atau biaya ber- asuransi yang dibayar oleh tertanggung kepada penanggung, dikelola sedemikian rupa sehingga dana tersebut berkemang, yang kelak akan akan dipergunakan untuk membayar kerugian yang mungkin akan diderita salah seorang tertanggung.
• Premi Seimbang
Untuk mengatur sedemikian rupa sehingga pembayaran premi yang dilakukan oleh masing – masing tertanggung adalah seimbang dan wajar dibandingkan dengan resiko yang dialihkannya kepada penanggung (equitable premium). Dan besar kecilnya premi yang harus dibayarkan tertanggung dihitung berdasarkan suatu tarip premi (rate of premium) dikalikan dengan Nilai Pertanggungan.
B. Fungsi Tambahan (Sekunder)
• Export Terselubung (invisible export)
Sebagai penjualan terselubung komoditas atau barang-barang tak nyata
(intangible product) keluar negeri.
• Perangsang Pertumbuhan Ekonomi (stimulus ekonomi)
Adalah untuk merangsang pertumbuhan usaha, mencegah kerugian,
Pengendlian kerugian, memiliki manfaat sosial dan sebagai tabungan.
• Sarana tabungan investasi dana dan invisible earnings
• Sarana Pencegah & Pengendalian Kerugian
2. Faktor-faktor yang mendorong timbulnya usaha asuransi
a. Keinginan untuk memberikan kepastian kepada tertanggung terhadap risiko kerugian yang dihadapi
b. Memberikan rasa aman
c. Menghilangkan kekhawatiran dan ketakutan tertanggung
d. Keseimbangan ekonomi yang optimal
3. Aspek produktif dari asuransi
a. Melengkapi persyratan kredit
b. Mempercepat laju pertumbuhan ekonomi
c. Mengurangi biaya modal
d. Menjamin kestabilan perusahaan
e. Dapat memperhitungkan biaya insiden dengan cara yang lebih pasti
f. Penyediaan service yang professional
g. Mendorong usaha pencegahan
h. Membantu upaya peningkatan konservasi kesehatan
4. Asuransi dan teori nilai guna batas
Melalui pengelompokkan risiko, perusahaan asuransi berhasil menekan sejauh mungkin ketidakpastian.
Ketidakpastian tersebut akan sangat besar apabila masing-masing risiko dipertimbangkan sendiri, tetapi bila risiko tersebut dipertimbangkan secara kelompok (dalam jumlah yang memadai) maka ketidakpastiannya dapat ditekan/diperkecil (hukum bilangan besar) .
Melalui analisa cara kerja “teori nilai guna batas” (marginal utility theory), dimana dalam suatu periode tertentu unit-unit selanjutnya dari barang yang dikonsumsi akan memberikan nilai kegunaan yang semakin berkurang. Pernyataan ini dalam teori ekonomi lebih dikenal dengan “Hukum Gossen I” .
1. Fungsi Asuransi
A. Fungsi Utama (Primer)
• Pengalihan Resiko
Sebagai sarana atau mekanisme pengalihan kemungkinan resiko / kerugian (chance of loss) dari tertanggung sebagai ”Original Risk Bearer” kepada satu atau beberapa penanggung (a risk transfer mechanism). Sehingga ketidakpastian (uncertainty) yang berupa kemungkinan terjadinya kerugian sebagai akibat suatu peristiwa tidak terduga, akan berubah menjadi proteksi asuransi yang pasti (certainty) merubah kerugian menjadi ganti rugi atau santunan klaim dengan syarat pembayaran premi.
• Penghimpun Dana
Sebagai penghimpun dana dari masyarakat (pemegang polis) yang akan dibayarkan kepada mereka yang mengalami musibah, dana yang dihimpun tersebut berupa premi atau biaya ber- asuransi yang dibayar oleh tertanggung kepada penanggung, dikelola sedemikian rupa sehingga dana tersebut berkemang, yang kelak akan akan dipergunakan untuk membayar kerugian yang mungkin akan diderita salah seorang tertanggung.
• Premi Seimbang
Untuk mengatur sedemikian rupa sehingga pembayaran premi yang dilakukan oleh masing – masing tertanggung adalah seimbang dan wajar dibandingkan dengan resiko yang dialihkannya kepada penanggung (equitable premium). Dan besar kecilnya premi yang harus dibayarkan tertanggung dihitung berdasarkan suatu tarip premi (rate of premium) dikalikan dengan Nilai Pertanggungan.
B. Fungsi Tambahan (Sekunder)
• Export Terselubung (invisible export)
Sebagai penjualan terselubung komoditas atau barang-barang tak nyata
(intangible product) keluar negeri.
• Perangsang Pertumbuhan Ekonomi (stimulus ekonomi)
Adalah untuk merangsang pertumbuhan usaha, mencegah kerugian,
Pengendlian kerugian, memiliki manfaat sosial dan sebagai tabungan.
• Sarana tabungan investasi dana dan invisible earnings
• Sarana Pencegah & Pengendalian Kerugian
2. Faktor-faktor yang mendorong timbulnya usaha asuransi
a. Keinginan untuk memberikan kepastian kepada tertanggung terhadap risiko kerugian yang dihadapi
b. Memberikan rasa aman
c. Menghilangkan kekhawatiran dan ketakutan tertanggung
d. Keseimbangan ekonomi yang optimal
3. Aspek produktif dari asuransi
a. Melengkapi persyratan kredit
b. Mempercepat laju pertumbuhan ekonomi
c. Mengurangi biaya modal
d. Menjamin kestabilan perusahaan
e. Dapat memperhitungkan biaya insiden dengan cara yang lebih pasti
f. Penyediaan service yang professional
g. Mendorong usaha pencegahan
h. Membantu upaya peningkatan konservasi kesehatan
4. Asuransi dan teori nilai guna batas
Melalui pengelompokkan risiko, perusahaan asuransi berhasil menekan sejauh mungkin ketidakpastian.
Ketidakpastian tersebut akan sangat besar apabila masing-masing risiko dipertimbangkan sendiri, tetapi bila risiko tersebut dipertimbangkan secara kelompok (dalam jumlah yang memadai) maka ketidakpastiannya dapat ditekan/diperkecil (hukum bilangan besar) .
Melalui analisa cara kerja “teori nilai guna batas” (marginal utility theory), dimana dalam suatu periode tertentu unit-unit selanjutnya dari barang yang dikonsumsi akan memberikan nilai kegunaan yang semakin berkurang. Pernyataan ini dalam teori ekonomi lebih dikenal dengan “Hukum Gossen I” .
Senin, 06 Mei 2013
REVISI PESAN – PESAN BISNIS
Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan pesan bisnis.
REVISI PESAN BISNIS
a. ketrampilan merevisi
b. pemilihan kata yang tepat
c. membuat kalimat efektif
A. Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan – pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan – pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat – surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal – asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup pesan – pesan bisnis tertulis dan pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
I. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
a. mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
b. mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
· Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
· Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
· Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
· Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
· Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. mengedit format dan layout
langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis lisan
sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
mencakup 3 poin penting, yaitu:
· Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
· Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
· Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
B. Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat kalimat yang efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
· Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
· Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
· Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraph
Ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih dahulu, kemudian baru keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan dengan memberikan:
a. Ilustrasi
ilustrasi dapat memberikan gambaran terhadap idea tau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan yang relevan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
anda dapat mengmbangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan sebab-akibat
pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
paragraph dapat dikembangkan dengan cara elakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
e. Pembahasan pemecahan masalah
cara lain dalam pengembangan paragraph adalah dengan cara menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
2. PENGERTIAN DIRECT REQUEST
Direct request adalah satu cara untuk mendapatkan respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain.
· Surat direct request digunakan :
· Melakukan pesanan barang atau jasa
· Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
· Mengajukan klaim (aduan) dan adjustment
· Permohonan kredit
· Isi dari Direct Request :
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak
4. Perbaikan gratis
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
1) Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request : menyajikan permintaan atau ide – ide pokok yangdiikuti dengan fakta – fakta secara rinci yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan.
Pengorganisasian Direct Request mencangkup :
· PEMBUKAAN => Berisi permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca lebih mudah memahami maksudnya.
· PENJELASAN RINCI => dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan. Apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
· PENUTUP => DR pada prinsipnya berisi tiga hal : 1). Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan. 2). menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill). 3).memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita
2) Permintaan Informasi Rutin
Surat permintaan izin rutin mempunyai potensi yang membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan , oleh karena itu dalam menulis surat permintaan izin rutin anda harus menjaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda.
Dalam membuat surat permintaan izin rutin ini, ada 3 pertanyaan yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Apa yang ingin diketahui ?
2. Mengapa hal tersebut harus diketahui ?
3. Mengapa hal ini dapat membantu ?
a. Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu
b. Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, catalog buku – buku terbaru
3) Penulisan Direct Request Untuk Aduan
Surat aduan muncul karena ketidak puasan konsumen terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan.
Dalam menulis surat pengaduan perlu memperhatikan beberapa hal berikut :
· Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
· Lampirkan infirmasi pendukung, seperti faktur pembelian
· Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
· Permintaan tindakan khusus
4) Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
a. Surat undangan
Dalam pembuatan surat undangan biasanya melakukan pendekatan secara langsung. Dalam hal ini pendekatan langsung mencangkup tiga komponen:
· Ide pokok
· Penjelasan rinci
· Penutup
b. Surat Pesanan Dan Reservasi
Surat pesanan ini dibuat apabila perusahaan ingin memesan (order) suatu produk kepada perusahaan lain dan menggunakan pendekatan secara langsung.
Ada 3 komponen yang wajib ada pada surat pesanan :
· Apa yang akan dipesan
· Metode pengirimannya seperti apa
· Cara pembayarannya
5) Permintaan Kredit
Dalam mengambil kredit tidak sembarangan orang yang bias karena dalam membuka kredi ada criteria – criteria tersendiri yang telah ditentukan oleh perusahaan yang memberikan kredit.
Yang perlu diperhatikan dalam membuka kredit ada 2 yaitu :
· Mengisi formulir yang disediakan oleh lembaga pengkreditan
· Mengirimkan dan melampirkan baerbagai dokumen pendukung.
Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan) pesan-pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan pesan bisnis.
REVISI PESAN BISNIS
a. ketrampilan merevisi
b. pemilihan kata yang tepat
c. membuat kalimat efektif
A. Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan – pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan – pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat – surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal – asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan – pesan bisnis mencakup pesan – pesan bisnis tertulis dan pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.
I. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.
a. mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
b. mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
· Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
· Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).
· Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
· Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.
· Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. mengedit format dan layout
langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.
2. Pesan – pesan bisnis lisan
sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
mencakup 3 poin penting, yaitu:
· Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
· Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.
· Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.
B. Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
C. Membuat kalimat yang efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
· Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
· Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
· Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraph
Ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih dahulu, kemudian baru keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan dengan memberikan:
a. Ilustrasi
ilustrasi dapat memberikan gambaran terhadap idea tau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan yang relevan dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
anda dapat mengmbangkan suatu paragraph dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan sebab-akibat
pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
paragraph dapat dikembangkan dengan cara elakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
e. Pembahasan pemecahan masalah
cara lain dalam pengembangan paragraph adalah dengan cara menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
2. PENGERTIAN DIRECT REQUEST
Direct request adalah satu cara untuk mendapatkan respon dari para pembaca berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain.
· Surat direct request digunakan :
· Melakukan pesanan barang atau jasa
· Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
· Mengajukan klaim (aduan) dan adjustment
· Permohonan kredit
· Isi dari Direct Request :
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak
4. Perbaikan gratis
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
1) Pengorganisasian Direct Request
Pengorganisasian direct request : menyajikan permintaan atau ide – ide pokok yangdiikuti dengan fakta – fakta secara rinci yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan.
Pengorganisasian Direct Request mencangkup :
· PEMBUKAAN => Berisi permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca lebih mudah memahami maksudnya.
· PENJELASAN RINCI => dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau pertanyaan. Apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat rincian (detail) pokok pikiran.
· PENUTUP => DR pada prinsipnya berisi tiga hal : 1). Permintaan akan suatu tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan. 2). menunjukkan suatu penghargaan atau niat baik (goodwill). 3).memberikan info nomer telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana penerima pesan menghub.kita
2) Permintaan Informasi Rutin
Surat permintaan izin rutin mempunyai potensi yang membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan , oleh karena itu dalam menulis surat permintaan izin rutin anda harus menjaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda.
Dalam membuat surat permintaan izin rutin ini, ada 3 pertanyaan yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Apa yang ingin diketahui ?
2. Mengapa hal tersebut harus diketahui ?
3. Mengapa hal ini dapat membantu ?
a. Permintaan di dalam organisasi
Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo. Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu
b. Permintaan ke luar organisasi
Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk baru, catalog buku – buku terbaru
3) Penulisan Direct Request Untuk Aduan
Surat aduan muncul karena ketidak puasan konsumen terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan.
Dalam menulis surat pengaduan perlu memperhatikan beberapa hal berikut :
· Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
· Lampirkan infirmasi pendukung, seperti faktur pembelian
· Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
· Permintaan tindakan khusus
4) Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
a. Surat undangan
Dalam pembuatan surat undangan biasanya melakukan pendekatan secara langsung. Dalam hal ini pendekatan langsung mencangkup tiga komponen:
· Ide pokok
· Penjelasan rinci
· Penutup
b. Surat Pesanan Dan Reservasi
Surat pesanan ini dibuat apabila perusahaan ingin memesan (order) suatu produk kepada perusahaan lain dan menggunakan pendekatan secara langsung.
Ada 3 komponen yang wajib ada pada surat pesanan :
· Apa yang akan dipesan
· Metode pengirimannya seperti apa
· Cara pembayarannya
5) Permintaan Kredit
Dalam mengambil kredit tidak sembarangan orang yang bias karena dalam membuka kredi ada criteria – criteria tersendiri yang telah ditentukan oleh perusahaan yang memberikan kredit.
Yang perlu diperhatikan dalam membuka kredit ada 2 yaitu :
· Mengisi formulir yang disediakan oleh lembaga pengkreditan
· Mengirimkan dan melampirkan baerbagai dokumen pendukung.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
A. ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
. Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu
D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:
1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
a. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
b. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
c. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti
penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
a. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..
b. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
4. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan)
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
3. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
3. PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF
MENULISKAN PESAN GOODWILL dan GOOD NEWS
Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.
Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu
Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan
UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.
Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
1. Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.
2. Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).
3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. .
PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.
Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :
1. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang..
2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
3. Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.
4. Memilih Pendekatan Organisasional
Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :
1. Menetapkan kredibilitas
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.
Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.
2. Membuat kerangka argumentasi audiens
Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).
a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.
d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.
3. Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.
Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.
a. Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b. Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :
· Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula.
· Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.
· Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.
c. Pertimbangan Etika
Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.
PENULISAN BAD NEWS
Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :
1. Menciptakan Audience – Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas
b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan).
a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu
· Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
· Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
· Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang endengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
· Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.
b. Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :
· Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
· Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
· Pesan disampaikan secara empati.
inspirasi:
http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/pentingnya-pengorganisasian-yang-baik/
A. ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
. Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu
D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:
1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
a. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
b. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
c. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti
penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
a. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..
b. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
4. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan)
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
3. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
3. PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PESAN PERSUASIF
MENULISKAN PESAN GOODWILL dan GOOD NEWS
Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.
Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.
Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.
Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.
Ucapan selamat (congratulations)
Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu
Penghargaan (Messages of Appreciation)
Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan
UCAPAN (Condolences)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.
Ucapan salam (greetings)
Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka
Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :
1. Good News tentang pekerjaan
Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.
2. Good News Tentang Produk
Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).
3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu. .
PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.
Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.
Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :
1. Analisis Audiens
Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang..
2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya
3. Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.
4. Memilih Pendekatan Organisasional
Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :
1. Menetapkan kredibilitas
Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.
Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.
2. Membuat kerangka argumentasi audiens
Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).
a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.
d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.
3. Memilih Daya Pemikat
Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.
Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.
a. Pemikat Emosional
Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.
b. Pemikat Logika
Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya :
· Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula.
· Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.
· Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.
c. Pertimbangan Etika
Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.
PENULISAN BAD NEWS
Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :
1. Menciptakan Audience – Centerred Tone
Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :
a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas
b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan).
a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu
· Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.
· Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.
· Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang endengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.
· Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.
b. Perencanaan Langsung
Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :
· Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.
· Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan
· Pesan disampaikan secara empati.
inspirasi:
http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/pentingnya-pengorganisasian-yang-baik/
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
. Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu
D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:
1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
ab. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
c. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
a. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..
b. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
3. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
2. membaca suatu pesan)
3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
SUMBER : http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :
1. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
2. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.
3. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.
B. HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR
a. Bertele-tele
b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis
d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan
C. PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
. Pengorganisasian yang balk:
• Subjek dan tujuan harus jelas.
• Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
• Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik ?
1. Membantu audience memahami suatu pesan
2. Membantu audience menerima suatu pesan
Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence
Mempermudah pekerjaan komunikator
pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu
D. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.
Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL:
1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)
Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.
Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin
Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:
ab. Bagian Awal
Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.
. Bagian Pertengahan
Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.
c. Bagian akhir
Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN
Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi
Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.
Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.
Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.
Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.
a. Permintaan dari dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.
Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..
b. Permintaan dari luar organisasi
Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.
3. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
2. membaca suatu pesan)
3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.
Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.
Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.
SUMBER : http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html
BAB 11 LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS
A. PENGERTIAN DAN CAKUPAN
Perkembangan pendidikan bisnis mulai meningkat pada saat dimulainya penggunaan mesin ketik pada tahun 1714, kemudian semakin berkembang mengikuti perkembangan kebudayaan yang diciptakan manusia. Dengan demikian orientasi pendidikan bisnis akan terus berubah sesuai dengan tuntutan masyarakat. Oleh karena itu tanpa pengetahuan ekonomi, pendidikan bisnis yang diperoleh kurang lengkap dan kurang sempurna. Pendidikan bisnis, apapun bentuknya sebenarnya tidak lepas dari tujuan :
1. Memberi pelatihan untuk pekerjaan khusus
2. Mengembangkan keterampilan
Dengan tujuan tersebut diharapkan peserta didik mempunyai kemampuan (kognitif dan psikomotoris) dalam berkompetisi, berkairir, menyesuaikan diri dengan jabatan dan memberikan pengetahuan perdagangan bebas sehingga ia mampu menjadi produsen yang mempunyai daya saing tinggi.
B. BISNIS DALAM PANDANGAN KOMUNIKASI
Asas-asas komunikasi modern lebih menekankan kebutuhan komunikan dan kesiapan komunikan dalam proses komunikasi. Itu lebih penting daripada fungsi pesan dan tujuan komunikator.Oleh karena itu, prinsip-prinsip lebih modern pun lebih memperhitungkan factor peluang daripada produksi.
Peluang pasar sebenarnya tidak selalu signifikan dengan penawaran barang dan jasa.Artinya barang dan jasa dalam jumlah banyak tidak otomatis menyebabkan pasar menjadi jenuh.Sebaliknya, jumlah barang dan jasa yang sedikit atau langka tidak selalu menyebabkan peluang pasarnya menjadi besar.
C. PEMASARAN DAN KOMUNIKASI
Pemasaran adalah proses social dengan mana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai dengan individu dan kelompok lainnya.
Definisi pemasaran tersebut bertumpu pada konsep pokok kebutuhan, keinginan dan permintaan terhadap produk atau nilai yang tergantung pada tingkat kepuasan tertentu kemudian menimbulkan transaksi.
D. DIFUSI DAN INOVASI
Latar belakang munculnya gagasan difusi dan inovasi merupakan bagian dari studi tentang efek komunikasi (massa) terutama yang berkaitan dengan masalah pembangunan. Komunikasi diasumsikan mempunyai kekuatan yang dapat digunakan secara sadar untuk mempengaruhi dan mengubah perilaku masyrakat terutama dalam hal penerimaan dan pembayaraan teknologi baru.
Dengan demikian, masalah komunikasi bukan hanya bagaimana melakukan transformasi ide dan pesan melalui penyebarluasan informasi.Difusi dan inovasi merupakan problem structural, artinya penerimaan dan penyebar luasan ide baru tersebut sangat tergantung pada sifat atau karakteristik lapisan masyarkat.
Inovasi adlaah segala sesuatu tentang ide, cara-cara ataupun objek dipersepsikan oleh seseorang sebgai susuatu yang baru. Suatu inovasi diterima atau tidak diterima oleh masyarrakat tergantung dari beberapa atribut, antara lain :
1. Keuntungan-keuntungan relative
2. Keserasian
3. Kerumitan
4. Dapat dicobakan
5. Dapat dilihat
Tahap penerimana inovasi dapat dikelompokkan ke dalam masyarakat penerima inovasi menjadi beberapa tingkatan, antara lain :
1. Innovator (memiliki sifat atau karakter dasar yang memang menyukai barang)
2. Early adopter (orang-orang yang memiliki otoritas, baik otoritas formal maupun otorotis personal
3. Leggards (lapisan masyarakat yang menerima inovasi paling belakangan.
E. UMPAN BALIK
Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat, antara lain :
1. Hendaknya jujur
2. Hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas
3. Hendaklah mengenai susuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa
4. Hendaklah jangan bersifat penilaian
5. Hendaklah deskriptif
6. Hendaklah bersifat hasil oriented
7. Hendaklah mempertimbangkan timming, tidak ada patokan tentang waktu.
F. BENTUK-BENTUK UMPAN BALIK
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :
1. External feedback
2. Internal feedback
3. Direct feedback atau immediate feedback
4. Indirect feedback atau delaiged feedback
5. Inferential feedback
6. Zero feedback
7. Neutral feedback
8. Positive feedback
9. Negative feedback
A. PENGERTIAN DAN CAKUPAN
Perkembangan pendidikan bisnis mulai meningkat pada saat dimulainya penggunaan mesin ketik pada tahun 1714, kemudian semakin berkembang mengikuti perkembangan kebudayaan yang diciptakan manusia. Dengan demikian orientasi pendidikan bisnis akan terus berubah sesuai dengan tuntutan masyarakat. Oleh karena itu tanpa pengetahuan ekonomi, pendidikan bisnis yang diperoleh kurang lengkap dan kurang sempurna. Pendidikan bisnis, apapun bentuknya sebenarnya tidak lepas dari tujuan :
1. Memberi pelatihan untuk pekerjaan khusus
2. Mengembangkan keterampilan
Dengan tujuan tersebut diharapkan peserta didik mempunyai kemampuan (kognitif dan psikomotoris) dalam berkompetisi, berkairir, menyesuaikan diri dengan jabatan dan memberikan pengetahuan perdagangan bebas sehingga ia mampu menjadi produsen yang mempunyai daya saing tinggi.
B. BISNIS DALAM PANDANGAN KOMUNIKASI
Asas-asas komunikasi modern lebih menekankan kebutuhan komunikan dan kesiapan komunikan dalam proses komunikasi. Itu lebih penting daripada fungsi pesan dan tujuan komunikator.Oleh karena itu, prinsip-prinsip lebih modern pun lebih memperhitungkan factor peluang daripada produksi.
Peluang pasar sebenarnya tidak selalu signifikan dengan penawaran barang dan jasa.Artinya barang dan jasa dalam jumlah banyak tidak otomatis menyebabkan pasar menjadi jenuh.Sebaliknya, jumlah barang dan jasa yang sedikit atau langka tidak selalu menyebabkan peluang pasarnya menjadi besar.
C. PEMASARAN DAN KOMUNIKASI
Pemasaran adalah proses social dengan mana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai dengan individu dan kelompok lainnya.
Definisi pemasaran tersebut bertumpu pada konsep pokok kebutuhan, keinginan dan permintaan terhadap produk atau nilai yang tergantung pada tingkat kepuasan tertentu kemudian menimbulkan transaksi.
D. DIFUSI DAN INOVASI
Latar belakang munculnya gagasan difusi dan inovasi merupakan bagian dari studi tentang efek komunikasi (massa) terutama yang berkaitan dengan masalah pembangunan. Komunikasi diasumsikan mempunyai kekuatan yang dapat digunakan secara sadar untuk mempengaruhi dan mengubah perilaku masyrakat terutama dalam hal penerimaan dan pembayaraan teknologi baru.
Dengan demikian, masalah komunikasi bukan hanya bagaimana melakukan transformasi ide dan pesan melalui penyebarluasan informasi.Difusi dan inovasi merupakan problem structural, artinya penerimaan dan penyebar luasan ide baru tersebut sangat tergantung pada sifat atau karakteristik lapisan masyarkat.
Inovasi adlaah segala sesuatu tentang ide, cara-cara ataupun objek dipersepsikan oleh seseorang sebgai susuatu yang baru. Suatu inovasi diterima atau tidak diterima oleh masyarrakat tergantung dari beberapa atribut, antara lain :
1. Keuntungan-keuntungan relative
2. Keserasian
3. Kerumitan
4. Dapat dicobakan
5. Dapat dilihat
Tahap penerimana inovasi dapat dikelompokkan ke dalam masyarakat penerima inovasi menjadi beberapa tingkatan, antara lain :
1. Innovator (memiliki sifat atau karakter dasar yang memang menyukai barang)
2. Early adopter (orang-orang yang memiliki otoritas, baik otoritas formal maupun otorotis personal
3. Leggards (lapisan masyarakat yang menerima inovasi paling belakangan.
E. UMPAN BALIK
Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat, antara lain :
1. Hendaknya jujur
2. Hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas
3. Hendaklah mengenai susuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa
4. Hendaklah jangan bersifat penilaian
5. Hendaklah deskriptif
6. Hendaklah bersifat hasil oriented
7. Hendaklah mempertimbangkan timming, tidak ada patokan tentang waktu.
F. BENTUK-BENTUK UMPAN BALIK
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :
1. External feedback
2. Internal feedback
3. Direct feedback atau immediate feedback
4. Indirect feedback atau delaiged feedback
5. Inferential feedback
6. Zero feedback
7. Neutral feedback
8. Positive feedback
9. Negative feedback
PROSES KOMUNIKASI BISNIS DALAM PERUSAHAAN
Proses Komunikasi
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.
Berikut terdapat empat Dimensi Komunikasi Organisasi :
1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):
a. Metode tulisan
b. Metode lisan
c. Metode tulisan diikuti lisan
d. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
a. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
b. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
d. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai
3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:
1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.
3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.
4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.
5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.
Berikut terdapat empat Dimensi Komunikasi Organisasi :
1. Downward communication Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):
a. Metode tulisan
b. Metode lisan
c. Metode tulisan diikuti lisan
d. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
a. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
b. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
c. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
d. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai
3. Horizontal communication Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama
4. Interline communication Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:
1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
KEUNTUNGAN MENJADI MOTIVATOR KOMUNIKASI DUNIA BISNIS
A. POINT OF SALE MATERIAL, SEBAGAI SALAH SATU BENTUK KOMUNIKASI PRODUK KEPADA MASYARAKAT
Point of sale material atau disebut juga point of purchase material bentuk komunikasi adanya suatu produk atau jasa tertentu yang ditawarkan kepada masyarakat.
Point of saleh material biasanya dipasang atau diletakkan di tempat-tempat yang strategis di dekat produk yang ditawarkan di toko pengecer. Bentuknya antara lain : poster, display, shelf strip, hanging flag, leaflet, asbak, dengan logo atau nama perusahaan atau pesan iklan tertentu. Point of sale material yan baik merupakan bentuk komunikasi dunia bisnis yang vital dan sangat efesien untuk mengiring minat pembeli, mengarahkan agar konsumen membeli produk dengan merek tertentu.
B. PRODUSEN MENYESUAIKAN DIRI DENGAN LINGKUNGAN
Sebagai konsumen seringkali menghadapi keragu-raguan, kebingungan dalam menentukan pilihan, hal ini disebabkan terbatasnya pengertian dan pemahaman terhadap kemampuan barang untuk memenuhi kebutuhan.Cara-cara memaksa, menyudutkan konsumen tanpa memberi penjelasan yang benar tentang produk tersebut dapat berakibat macetnya komunikasi antara produsen dan konsumen.Hal ini disebabkan kekecewaan konsumen karena merasa tertipu oleh bujukan iklan perusahaan tersebut.
Langkah awal yang harus ditempuh adalah mengetahui dan memperbaiki kebiasaan komunikasi yang buruk, karena kebiasaan ini menjadi konsumen semakin pasif.
Kemudian langkah-langkah selanjutnya :
a. Jangan memberikan alasan yang sama
b. Jangan menilai kualitas produk secara berlebihan
c. Jangan menjatuhkan produk sejenis dari perusahaan lain
d. Sampaikan informasi yang sewajarnya
e. Tanggapi dengan segera setiap keluhan konsumen
f. Bertindak secara mantap.
C. PERILAKU KONSUMEN
Inti persoalan pemasaran adalah bagaimana konsumen memberikan jawaban terhadap berbagai rangsangan pemasaran yang bisa diatur oleh perusahaan?Perilaku pembeli sangat dipengaruhi oleh factor-faktor kebudayaan, social, pribadi dan psikologis.
Strategi pemasaran biasanya tidak akan melupakan peranan opinion leadership. Kadang-kadang mereka memang bukan individu yang memiliki otoritas formal.Tetapi Karena keahliannya, kearifannya atau mungkin karismanya mereka jadi sangat dipercaya oleh masyarakat lingkungannya untuk memberi nasihat-nasihat tentang pemecahan suatu masalah.
Keberhasilan suatu produk ditentukan oleh citra (image) yang positif dari konsumen (pemakai). Bila citra sebuah produk sudah tertanam, konsumen akan mengalami ketergantungan yang sangat kuat akan produk tersebut. Oleh sebab itu, bila ekspansi pasar telah dilakukan, harus segera dilakukan juga penelitian (action research) untuk mengetahui poisisi produk dalam format citra dalam masyarakat.
D. MENENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI
Strategi komunikasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis mempunyai berbagai tujuan.Selain memberikan informasi yang tepat (pemilihan messages) agar komunikasi memperoleh gambaran yang benar terhadap produk yang ada, komunikasi juga dimaksudkan untuk menghindari efek-efek psikologis yang cenderung disertai prasangka-prasangka yang mengakibatkan tidak tercapainya saling pengertian (mutual understanding).
Komunikasi seringkali diberi makna terlalu sederhana. Komunikasi sesungguhnya merupakan salah satu cara yang dapat dipergunakan oleh setiap orang untuk mencapai suatu consensus, sehingga memperoleh apa yang diinginkannya.
Namun demikian, perlu ditegaskan juga bahwa komunikasi semacam itu baru merupan manifestasi dari naluri. Artinya setiap orang dapat melakukannya tanpa melalui proses belajar dan berlatih terlebih dahulu. Dengan adanya modernisasi teknologi di pelbagai bidang telah membuat manusia menciptakan alat-alat untuk mencapai keberhasilan komunikasi.
Beberapa hambatan komunikasi :
1. Bahasa (semantic)
2. Kebisingan (noise factor)
3. Teknik (technical factor)
4. Ketidaksamaan ruang lingkup pengalaman (field of experience)
5. Ketidaksamaan pengetahuan (frame of reference)
Syarat-syarat agar supaya komunikasi menjadi efektif adalah :
1. Menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan
4. Pesan dapat menggugah kepentingan di pihak komunikan yang dapat menguntungkan
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaa atau reward di pihak komunikan.
A. POINT OF SALE MATERIAL, SEBAGAI SALAH SATU BENTUK KOMUNIKASI PRODUK KEPADA MASYARAKAT
Point of sale material atau disebut juga point of purchase material bentuk komunikasi adanya suatu produk atau jasa tertentu yang ditawarkan kepada masyarakat.
Point of saleh material biasanya dipasang atau diletakkan di tempat-tempat yang strategis di dekat produk yang ditawarkan di toko pengecer. Bentuknya antara lain : poster, display, shelf strip, hanging flag, leaflet, asbak, dengan logo atau nama perusahaan atau pesan iklan tertentu. Point of sale material yan baik merupakan bentuk komunikasi dunia bisnis yang vital dan sangat efesien untuk mengiring minat pembeli, mengarahkan agar konsumen membeli produk dengan merek tertentu.
B. PRODUSEN MENYESUAIKAN DIRI DENGAN LINGKUNGAN
Sebagai konsumen seringkali menghadapi keragu-raguan, kebingungan dalam menentukan pilihan, hal ini disebabkan terbatasnya pengertian dan pemahaman terhadap kemampuan barang untuk memenuhi kebutuhan.Cara-cara memaksa, menyudutkan konsumen tanpa memberi penjelasan yang benar tentang produk tersebut dapat berakibat macetnya komunikasi antara produsen dan konsumen.Hal ini disebabkan kekecewaan konsumen karena merasa tertipu oleh bujukan iklan perusahaan tersebut.
Langkah awal yang harus ditempuh adalah mengetahui dan memperbaiki kebiasaan komunikasi yang buruk, karena kebiasaan ini menjadi konsumen semakin pasif.
Kemudian langkah-langkah selanjutnya :
a. Jangan memberikan alasan yang sama
b. Jangan menilai kualitas produk secara berlebihan
c. Jangan menjatuhkan produk sejenis dari perusahaan lain
d. Sampaikan informasi yang sewajarnya
e. Tanggapi dengan segera setiap keluhan konsumen
f. Bertindak secara mantap.
C. PERILAKU KONSUMEN
Inti persoalan pemasaran adalah bagaimana konsumen memberikan jawaban terhadap berbagai rangsangan pemasaran yang bisa diatur oleh perusahaan?Perilaku pembeli sangat dipengaruhi oleh factor-faktor kebudayaan, social, pribadi dan psikologis.
Strategi pemasaran biasanya tidak akan melupakan peranan opinion leadership. Kadang-kadang mereka memang bukan individu yang memiliki otoritas formal.Tetapi Karena keahliannya, kearifannya atau mungkin karismanya mereka jadi sangat dipercaya oleh masyarakat lingkungannya untuk memberi nasihat-nasihat tentang pemecahan suatu masalah.
Keberhasilan suatu produk ditentukan oleh citra (image) yang positif dari konsumen (pemakai). Bila citra sebuah produk sudah tertanam, konsumen akan mengalami ketergantungan yang sangat kuat akan produk tersebut. Oleh sebab itu, bila ekspansi pasar telah dilakukan, harus segera dilakukan juga penelitian (action research) untuk mengetahui poisisi produk dalam format citra dalam masyarakat.
D. MENENTUKAN STRATEGI KOMUNIKASI
Strategi komunikasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis mempunyai berbagai tujuan.Selain memberikan informasi yang tepat (pemilihan messages) agar komunikasi memperoleh gambaran yang benar terhadap produk yang ada, komunikasi juga dimaksudkan untuk menghindari efek-efek psikologis yang cenderung disertai prasangka-prasangka yang mengakibatkan tidak tercapainya saling pengertian (mutual understanding).
Komunikasi seringkali diberi makna terlalu sederhana. Komunikasi sesungguhnya merupakan salah satu cara yang dapat dipergunakan oleh setiap orang untuk mencapai suatu consensus, sehingga memperoleh apa yang diinginkannya.
Namun demikian, perlu ditegaskan juga bahwa komunikasi semacam itu baru merupan manifestasi dari naluri. Artinya setiap orang dapat melakukannya tanpa melalui proses belajar dan berlatih terlebih dahulu. Dengan adanya modernisasi teknologi di pelbagai bidang telah membuat manusia menciptakan alat-alat untuk mencapai keberhasilan komunikasi.
Beberapa hambatan komunikasi :
1. Bahasa (semantic)
2. Kebisingan (noise factor)
3. Teknik (technical factor)
4. Ketidaksamaan ruang lingkup pengalaman (field of experience)
5. Ketidaksamaan pengetahuan (frame of reference)
Syarat-syarat agar supaya komunikasi menjadi efektif adalah :
1. Menciptakan suasana komunikasi yang menguntungkan
2. Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan
4. Pesan dapat menggugah kepentingan di pihak komunikan yang dapat menguntungkan
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaa atau reward di pihak komunikan.
Sabtu, 06 April 2013
PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
1. PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
·
Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar
Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang dituukkan pada konsumen yang tidak dikenalnya.
Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasarn khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.
Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi
Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang kaitannya dengan masalah hubungan atau diartikna pula sebagai saling tukar menukar pendapat. Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antara manusia baik individu maupun kelompok.
Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Apabila dirumuskan, pada dasarnya komunikasi adalah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian dengan maksud untuk mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberitahukan itu menjdi milik bersama. Jadi dengan singkat dapat dikatakan bahwa arti penting komunikasi adalah sebagai sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama dan serasi serta menimbulkan dasar tindakan serta dasar terbentuknya kerja sama.
Peranan komunikasi dapat diformulasikan sebagai berikut :
a. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian.
b. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).
Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :
a. Proses Komunikasi
b. Elemen-elemen Komunikasi
– Sender-write, speker, encoder (pengirim, penulis, pembicara, pembuat pesan)
– Message (pesan)
– Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc (media surat, memo, laporan, materi pembicaraan, peta dan sebagainya)
– Receiver-reader, listener, perceiver, decoder (penerima, pembicara, pendengar, pengamat)
c. Motivasi untuk komunikasi
– Mengurangi ketidakpastian
– Memecahkan masalah
– Meningkatkan keyakinan
– Kontrol Situasi
– Balikan (feedback)
Tujuan Komunikasi
• Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan, dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan dengan sebaik-baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksudkan.
• Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.
• Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
• Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya.
Komponen-komponen Komunikasi
a. Komunikator / Communication yaitu subyek yang menerima pesan / informasi atau berita.
b. Komunikan / Communicate yaitu subyek yang menerima / dituju berita yang dikirimkan.
c. Pesan / berita / warta (message).
d. Respon / response yaitu tanggapan.
e. Media / tool / technology yaitu alat yang dipergunakan untuk menyampaikan warta / pesan.
1.5 Komunikasi Tatap Muka
Tujuan dari komunikasi tatap muka antara lain :
• Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah.
• Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah.
• Mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.
Keuntungan menggunakan komunikasi tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpan. Berkomunikasi dengan tatap muka akan mengajak anda untuk berkesempatan membaca isyarat, expresi wajah, gerak tangan, tekanan suara, dan lain-lain.
Kerugian komunikasi tatap muka adalah memerlukan waktu yang lama. Secara alamiah dan spontan komunikasi tatap muka sering menghasilkan kepentingan dan kesulitan yang mengakibatkan berlalunya waktu percuma. Komunikasi tatap muka menghendaki keterampilan komunikasi, mendengarkan secara efektif dan menangani konflik dan reaksi negatif.
SUMBER :
· http://www.google.com (E-Learning Gunadarma)
· http://monicairena16892.wordpress.com/2012/04/04/latar-belakang-dan-peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/
1. PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
·
Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar
Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang dituukkan pada konsumen yang tidak dikenalnya.
Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasarn khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.
Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi
Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang kaitannya dengan masalah hubungan atau diartikna pula sebagai saling tukar menukar pendapat. Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antara manusia baik individu maupun kelompok.
Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Apabila dirumuskan, pada dasarnya komunikasi adalah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian dengan maksud untuk mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberitahukan itu menjdi milik bersama. Jadi dengan singkat dapat dikatakan bahwa arti penting komunikasi adalah sebagai sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama dan serasi serta menimbulkan dasar tindakan serta dasar terbentuknya kerja sama.
Peranan komunikasi dapat diformulasikan sebagai berikut :
a. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian.
b. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).
Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :
a. Proses Komunikasi
b. Elemen-elemen Komunikasi
– Sender-write, speker, encoder (pengirim, penulis, pembicara, pembuat pesan)
– Message (pesan)
– Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc (media surat, memo, laporan, materi pembicaraan, peta dan sebagainya)
– Receiver-reader, listener, perceiver, decoder (penerima, pembicara, pendengar, pengamat)
c. Motivasi untuk komunikasi
– Mengurangi ketidakpastian
– Memecahkan masalah
– Meningkatkan keyakinan
– Kontrol Situasi
– Balikan (feedback)
Tujuan Komunikasi
• Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan, dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan dengan sebaik-baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksudkan.
• Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.
• Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
• Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya.
Komponen-komponen Komunikasi
a. Komunikator / Communication yaitu subyek yang menerima pesan / informasi atau berita.
b. Komunikan / Communicate yaitu subyek yang menerima / dituju berita yang dikirimkan.
c. Pesan / berita / warta (message).
d. Respon / response yaitu tanggapan.
e. Media / tool / technology yaitu alat yang dipergunakan untuk menyampaikan warta / pesan.
1.5 Komunikasi Tatap Muka
Tujuan dari komunikasi tatap muka antara lain :
• Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah.
• Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah.
• Mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.
Keuntungan menggunakan komunikasi tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpan. Berkomunikasi dengan tatap muka akan mengajak anda untuk berkesempatan membaca isyarat, expresi wajah, gerak tangan, tekanan suara, dan lain-lain.
Kerugian komunikasi tatap muka adalah memerlukan waktu yang lama. Secara alamiah dan spontan komunikasi tatap muka sering menghasilkan kepentingan dan kesulitan yang mengakibatkan berlalunya waktu percuma. Komunikasi tatap muka menghendaki keterampilan komunikasi, mendengarkan secara efektif dan menangani konflik dan reaksi negatif.
SUMBER :
· http://www.google.com (E-Learning Gunadarma)
· http://monicairena16892.wordpress.com/2012/04/04/latar-belakang-dan-peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/
Macam- Macam Komunikasi
A. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi Lisan
Yang terjadi langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,dimana dua belah pihak dapat bertatap muka,misalnya dialog dua orang,wawancara maupun rapat.
Yang terjadi tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon
Komunikasi tertulis
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu ditulis dengan maksud-maksud tertentu Gambar dan foto, karenatidak dapat dilukiskan dengan kata2 atau kalimat Spanduk, dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada bnayak orang
B. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi formal
Komunikasi yang terjadi antaraanggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya
Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan perusahaan, misal desas-desus.
Komunikasi nonformal
Konunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal,yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,misal rapat tentang ulang tahun perusahaan
C. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI
Bila diperhatikan dengan saksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila dapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Berpidato
- Memeberi ceramah
- Memberi prasarana
- Wawancara
- Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu,demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
D. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Dalam komunikasi ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan saja
Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut
E. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat,misal untuk menjaga kerahasiaan
Komunikasi dua arah ( two ways communication )
Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya.
Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan
Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar
F. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yan diterapkannya dalam jaringan kerja
Komunikasi jaringan kerja ini dibedakan menjadi :
Komunikasi jaringan rantai
Komunikasi terjadi menurut jaringan hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
Komunikasi jaringan lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan rantai
Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
G. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Ada beberapa macam yang mempengaruhi proses komunikasi :
Komunikasi individu dengan individu lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yang lain
Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinngi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmoniss
H. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI
Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara individual antara pribadi dengan pribadi dengan pribadi tentan permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok
KETERANGAN>>>>
Sumber tulisan dan data-datanya berasal dari media Informasi dan hasil Browsing di internet dan literatur lainnya…
google.com
A. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi Lisan
Yang terjadi langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,dimana dua belah pihak dapat bertatap muka,misalnya dialog dua orang,wawancara maupun rapat.
Yang terjadi tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon
Komunikasi tertulis
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu ditulis dengan maksud-maksud tertentu Gambar dan foto, karenatidak dapat dilukiskan dengan kata2 atau kalimat Spanduk, dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada bnayak orang
B. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi formal
Komunikasi yang terjadi antaraanggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya
Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan perusahaan, misal desas-desus.
Komunikasi nonformal
Konunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal,yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,misal rapat tentang ulang tahun perusahaan
C. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI
Bila diperhatikan dengan saksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila dapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Berpidato
- Memeberi ceramah
- Memberi prasarana
- Wawancara
- Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu,demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
D. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Dalam komunikasi ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan saja
Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut
E. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat,misal untuk menjaga kerahasiaan
Komunikasi dua arah ( two ways communication )
Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya.
Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan
Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar
F. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yan diterapkannya dalam jaringan kerja
Komunikasi jaringan kerja ini dibedakan menjadi :
Komunikasi jaringan rantai
Komunikasi terjadi menurut jaringan hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
Komunikasi jaringan lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan rantai
Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
G. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Ada beberapa macam yang mempengaruhi proses komunikasi :
Komunikasi individu dengan individu lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yang lain
Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinngi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmoniss
H. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI
Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara individual antara pribadi dengan pribadi dengan pribadi tentan permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok
KETERANGAN>>>>
Sumber tulisan dan data-datanya berasal dari media Informasi dan hasil Browsing di internet dan literatur lainnya…
google.com
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya Hidup
Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.
Mengatur Waktu
Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
• Dengarkan agar tetap pada jalur
• Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable
• Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi
• Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan
• Bila ragu-ragu cari sumbernya
• Hindari sikap hiper-responsif
Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier
1. Job description sebagai pegangan
2. Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima
3. An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.
4. Agenda kerja
5. Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan
6. Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)
7. Wawasan
3.4 Penampilan Serasi
Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.
3.5 Lambang – lambang Dalam Komunikasi
1. Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan
2. Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)
3. Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)
4. Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)
Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :
1. Dampak Kognatif
Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.
2. Dampak Afektif
Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.
3. Dampak Behavioral
Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan
SUMBER:
· elearning.gunadarma.ac.id/…/komunikasi bisnis
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya Hidup
Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.
Mengatur Waktu
Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
• Dengarkan agar tetap pada jalur
• Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable
• Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi
• Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan
• Bila ragu-ragu cari sumbernya
• Hindari sikap hiper-responsif
Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier
1. Job description sebagai pegangan
2. Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima
3. An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.
4. Agenda kerja
5. Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan
6. Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)
7. Wawasan
3.4 Penampilan Serasi
Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.
3.5 Lambang – lambang Dalam Komunikasi
1. Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan
2. Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)
3. Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)
4. Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)
Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :
1. Dampak Kognatif
Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.
2. Dampak Afektif
Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.
3. Dampak Behavioral
Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan
SUMBER:
· elearning.gunadarma.ac.id/…/komunikasi bisnis
Unsur unsur Komunikasi
Sering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdfSering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdf
Sering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdfSering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdf
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
1. Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konperensi
Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
2. Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
C. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
D. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
· Jumlah partisipan
· Hubungan masing-masing partisipan
· Level keintiman
· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
· Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
Judul dan jenis rapat
Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
Pemimpin rapat
Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
Pembuat notula (sekretaris)
Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3. Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
5. Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.
1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”
5. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber :
· Google.com
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
1. Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konperensi
Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
2. Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
C. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
D. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
· Jumlah partisipan
· Hubungan masing-masing partisipan
· Level keintiman
· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
· Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
Judul dan jenis rapat
Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
Pemimpin rapat
Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
Pembuat notula (sekretaris)
Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3. Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
5. Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.
1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”
5. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber :
· Google.com
Langganan:
Postingan (Atom)