PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
1. PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS
·
Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar
Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang dituukkan pada konsumen yang tidak dikenalnya.
Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasarn khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.
Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi
Komunikasi pada umumnya diartikan sebagai hubungan atau kegiatan-kegiatan yang kaitannya dengan masalah hubungan atau diartikna pula sebagai saling tukar menukar pendapat. Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antara manusia baik individu maupun kelompok.
Dalam garis besarnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Apabila dirumuskan, pada dasarnya komunikasi adalah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian dengan maksud untuk mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberitahukan itu menjdi milik bersama. Jadi dengan singkat dapat dikatakan bahwa arti penting komunikasi adalah sebagai sarana atau alat untuk menciptakan jalinan pengertian yang sama dan serasi serta menimbulkan dasar tindakan serta dasar terbentuknya kerja sama.
Peranan komunikasi dapat diformulasikan sebagai berikut :
a. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian.
b. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).
Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :
a. Proses Komunikasi
b. Elemen-elemen Komunikasi
– Sender-write, speker, encoder (pengirim, penulis, pembicara, pembuat pesan)
– Message (pesan)
– Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc (media surat, memo, laporan, materi pembicaraan, peta dan sebagainya)
– Receiver-reader, listener, perceiver, decoder (penerima, pembicara, pendengar, pengamat)
c. Motivasi untuk komunikasi
– Mengurangi ketidakpastian
– Memecahkan masalah
– Meningkatkan keyakinan
– Kontrol Situasi
– Balikan (feedback)
Tujuan Komunikasi
• Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan, dengan maksud apa yang kita sampaikan itu dapat dimengerti oleh komunikan dengan sebaik-baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksudkan.
• Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan dan rangsang yang ia terima, supaya gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.
• Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.
• Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya.
Komponen-komponen Komunikasi
a. Komunikator / Communication yaitu subyek yang menerima pesan / informasi atau berita.
b. Komunikan / Communicate yaitu subyek yang menerima / dituju berita yang dikirimkan.
c. Pesan / berita / warta (message).
d. Respon / response yaitu tanggapan.
e. Media / tool / technology yaitu alat yang dipergunakan untuk menyampaikan warta / pesan.
1.5 Komunikasi Tatap Muka
Tujuan dari komunikasi tatap muka antara lain :
• Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah.
• Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah.
• Mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.
• Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.
Keuntungan menggunakan komunikasi tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpan. Berkomunikasi dengan tatap muka akan mengajak anda untuk berkesempatan membaca isyarat, expresi wajah, gerak tangan, tekanan suara, dan lain-lain.
Kerugian komunikasi tatap muka adalah memerlukan waktu yang lama. Secara alamiah dan spontan komunikasi tatap muka sering menghasilkan kepentingan dan kesulitan yang mengakibatkan berlalunya waktu percuma. Komunikasi tatap muka menghendaki keterampilan komunikasi, mendengarkan secara efektif dan menangani konflik dan reaksi negatif.
SUMBER :
· http://www.google.com (E-Learning Gunadarma)
· http://monicairena16892.wordpress.com/2012/04/04/latar-belakang-dan-peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/
Sabtu, 06 April 2013
Macam- Macam Komunikasi
A. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi Lisan
Yang terjadi langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,dimana dua belah pihak dapat bertatap muka,misalnya dialog dua orang,wawancara maupun rapat.
Yang terjadi tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon
Komunikasi tertulis
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu ditulis dengan maksud-maksud tertentu Gambar dan foto, karenatidak dapat dilukiskan dengan kata2 atau kalimat Spanduk, dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada bnayak orang
B. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi formal
Komunikasi yang terjadi antaraanggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya
Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan perusahaan, misal desas-desus.
Komunikasi nonformal
Konunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal,yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,misal rapat tentang ulang tahun perusahaan
C. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI
Bila diperhatikan dengan saksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila dapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Berpidato
- Memeberi ceramah
- Memberi prasarana
- Wawancara
- Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu,demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
D. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Dalam komunikasi ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan saja
Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut
E. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat,misal untuk menjaga kerahasiaan
Komunikasi dua arah ( two ways communication )
Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya.
Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan
Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar
F. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yan diterapkannya dalam jaringan kerja
Komunikasi jaringan kerja ini dibedakan menjadi :
Komunikasi jaringan rantai
Komunikasi terjadi menurut jaringan hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
Komunikasi jaringan lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan rantai
Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
G. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Ada beberapa macam yang mempengaruhi proses komunikasi :
Komunikasi individu dengan individu lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yang lain
Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinngi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmoniss
H. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI
Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara individual antara pribadi dengan pribadi dengan pribadi tentan permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok
KETERANGAN>>>>
Sumber tulisan dan data-datanya berasal dari media Informasi dan hasil Browsing di internet dan literatur lainnya…
google.com
A. KOMUNIKASI MENURUT CARA PENYAMPAIAN
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara terampil, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi Lisan
Yang terjadi langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,dimana dua belah pihak dapat bertatap muka,misalnya dialog dua orang,wawancara maupun rapat.
Yang terjadi tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon
Komunikasi tertulis
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu ditulis dengan maksud-maksud tertentu Gambar dan foto, karenatidak dapat dilukiskan dengan kata2 atau kalimat Spanduk, dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada bnayak orang
B. KOMUNIKASI MENURUT PERILAKU
Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :
Komunikasi formal
Komunikasi yang terjadi antaraanggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya
Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan perusahaan, misal desas-desus.
Komunikasi nonformal
Konunikasi yang terjadi antara komunikasi formal dan informal,yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut,misal rapat tentang ulang tahun perusahaan
C. KOMUNIKASI MENURUT MAKSUD KOMUNIKASI
Bila diperhatikan dengan saksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila dapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Berpidato
- Memeberi ceramah
- Memberi prasarana
- Wawancara
- Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu,demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
D. KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP
Dalam komunikasi ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan saja
Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada di luar organisasi atau perusahaan tersebut
E. KOMUNIKASI MENURUT ALIRAN INFORMASI
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung satu pihak saja ( one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat,misal untuk menjaga kerahasiaan
Komunikasi dua arah ( two ways communication )
Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya.
Komunikasi ke atas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan
Komunikasi ke samping
Komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar
F. KOMUNIKASI MENURUT JARINGAN KERJA
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yan diterapkannya dalam jaringan kerja
Komunikasi jaringan kerja ini dibedakan menjadi :
Komunikasi jaringan rantai
Komunikasi terjadi menurut jaringan hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
Komunikasi jaringan lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Merupakan kebalikan dari komunikasi jaringan rantai
Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
G. KOMUNIKASI MENURUT PERANAN INDIVIDU
Ada beberapa macam yang mempengaruhi proses komunikasi :
Komunikasi individu dengan individu lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mempengaruhi perilaku individu yang lain
Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinngi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmoniss
H. KOMUNIKASI MENURUT JUMLAH YANG BERKOMUNIKASI
Jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara individual antara pribadi dengan pribadi dengan pribadi tentan permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok
KETERANGAN>>>>
Sumber tulisan dan data-datanya berasal dari media Informasi dan hasil Browsing di internet dan literatur lainnya…
google.com
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya Hidup
Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.
Mengatur Waktu
Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
• Dengarkan agar tetap pada jalur
• Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable
• Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi
• Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan
• Bila ragu-ragu cari sumbernya
• Hindari sikap hiper-responsif
Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier
1. Job description sebagai pegangan
2. Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima
3. An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.
4. Agenda kerja
5. Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan
6. Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)
7. Wawasan
3.4 Penampilan Serasi
Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.
3.5 Lambang – lambang Dalam Komunikasi
1. Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan
2. Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)
3. Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)
4. Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)
Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :
1. Dampak Kognatif
Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.
2. Dampak Afektif
Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.
3. Dampak Behavioral
Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan
SUMBER:
· elearning.gunadarma.ac.id/…/komunikasi bisnis
Gaya hidup dan penampilan dalam berkomunikasi
Gaya Hidup
Sikap serta gaya hidup seseorang menjadi salah satu hal yang akan menentukan apa yang dapat diraih dalam kehidupan ini, sehingga berbagai disiplin ilmu tentang manusia dan perilaku pada hakekatnya adalah untuk mengubah pandangannya terhadap diri sendiri. Pandangan dan anggapan kita terhadap diri sendiri adalah modal atau landasan yang menentukan bagaimana kita bersikap, bertindak, berpikir dan berkomunikasi dalam kehidupan ini.
Gaya hidup bahagia ternyata juga sangat menunjang sukses berkomunikasi karena setiap orang hanya mempunyai kesediaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang bahagia, bukan sebaliknya. Selain itu, gaya hidup yang bahagia dan penuh semangat juga dapat mempengaruhi orang lain yang melihatnya, sehingga tanpa sadar dia akan termotivasi untuk mengikuti gaya hidup seperti itu. Dengan begitu kita akan mudah mendapatkan banyak sahabat, yang tentunya akan menunjang sukses berkomunikasi dengan orang lain.
Mengatur Waktu
Waktu adalah komoditi yang lentur dan terus menerus. Bagi orang sibuk banyak yang mengeluhkan kekurangan waktu, padahal sebenarnya waktu tidak pernah bisa berkurang. Yang menjadi masalah bukanlah bagaimana mendapatkan waktu lebih, tapi bagaimana kita memanfaatkan waktu yang telah ada untuk melakukan kegiatan yang berguna guna mencapai tujuan kita.
Agar waktu yang kita miliki tidak terbuang percuma, maka kita perlu membuat daftar aktivitas yang penting sebagai prioritas. Karena hanya aktivitas yang penting saja yang dapat menghasilkan sesuatu. Bila sudah terbiasa membuat dan melaksanakan aktivitas yang penting, maka kita tidak akan merasa kekurangan waktu dan kita dapat mencapai kesuksesan.
Untuk berhasil dalam komunikasi perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
• Dengarkan agar tetap pada jalur
• Tentukan tujuan dengan mempertimbangkan situasi yang favorable
• Jangan terburu-buru dalam memberikan petunjuk atau intruksi
• Buatlah memo singkat dan tepat agar dapat mendapat hasil yang diharapkan
• Bila ragu-ragu cari sumbernya
• Hindari sikap hiper-responsif
Faktor – Faktor Keberhasilan yang Menunjang Karier
1. Job description sebagai pegangan
2. Mempunyai ketrampilan dasar atau basic skill yang prima
3. An iron will in the velvet voice : nada yang ramah dan bersahabat menimbulkan kesan bahwa kita bersedia membantu lawan bicara.
4. Agenda kerja
5. Kekompakan sebagai team, dengan atasan dan rekan-rekan
6. Interpersonal skill ( agama, moral etika bisnis dan social psychology)
7. Wawasan
3.4 Penampilan Serasi
Untuk berkomunikasi secara baik, ada banyak faktor yang menentukan keberhasilan berkomunikasi. Selain kemampuan membuat ide atau gagasan, situasi dan pihak-pihak yang terkait, penampilan juga menjadi salah satu hal yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Penampilan yang menarik, segar, dan serasi akan turut menunjang suksesnya berkomunikasi dengan orang lain.
3.5 Lambang – lambang Dalam Komunikasi
1. Lambang gerakan tubuh dan gerakan anggota badan
2. Lambang gambar dan huruf serta angka-angka ( rambu-rambu lalu lintas)
3. Lambang benda-benda tertentu (seperti pemberian bunga sebagai bentuk rasa simpati)
4. Lambang warna (misal, warna hitam untuk suasana sedih)
Riset komunikasi biasanya tertuju pada empat aspek dalam proses komunikasi, yaitu komunikator (communicator), pesan (message), saluran (channel), dan audiens. Dalam riset kebahasaan, komunikator adalah juga pesan kalau tidak dalam bentuk kata-kata, gambar atau tanda menjadi kode atau simbol. Orang yang berperan sebagai audiens dikenal sebagai penerjemah kode-kode, simbol dan sebagainya yang disebut dekoder.
Sebuah pesan yang diyakini dan nilai-nilai yang ditanamkan bisa mengalami distorsi atau disalahartikan (misinterpreted). Bila interpretasi yang salah diambil alih oleh orang lain, hal ini disebut dissonance.
Disonansi dapat terjadi karena distraksi antara sumber dan audiens, hambatan (channel noise). Hambatan kedua adalah semantic noise, yaitu hambatan mencapai saling pengertian yang disebabkan oleh faktor kebahasaan. Dalam hal ini, tingkat kerangka referensi antara komunikator dan komunikan tidak sama.
Salah satu aspek yang tidak kalah penting dalam proses komunikasi adalah apa yang disebut non-verbal communication, atau dikenal dengan istilah silent language. Proses komunikasi ini terjadi melalui body language, seperti ekspresi wajah, gerakan mata, pakaian, kosmetik, kualitas suara, dan lainnya.
Teknik berkomunikasi adalah cara atau seni penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa sehingga menimbulkan dampak tertentu pada komunikan. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan dan anjuran.
Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atua efek tertentu pada komunikan. Dampak yang timbul dapat diklarifikasikan menurut kadarnya, yaitu :
1. Dampak Kognatif
Adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Dengan kata lain tujuan komunikator hanyalah berkisar pada upaya mengubah pikiran diri komunikan.
2. Dampak Afektif
Tujuan komunikator bukan hanya upaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah, dan sebagainya.
3. Dampak Behavioral
Dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan
SUMBER:
· elearning.gunadarma.ac.id/…/komunikasi bisnis
Unsur unsur Komunikasi
Sering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdfSering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdf
Sering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdfSering juga unsur unsur dalam komunikasi disebut bagian,komponen dan elemen.Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan unsur sebagai bagian paling penting dalam suatu hal sedangkan komponen/elemen berarti bagian yang merupakan seutuhnya.Jadi yang dimaksud komponen/unsur ialah bagian dari keseluruhan suatu hal.Unsur unsur dalam komunikasi adalah sebagai berikut:
1.Komunikator/Sender/Pengiriman
Komunikator/sender adalah orang yang menyampaikan isi pernyataanya kepada komunikan.Komunikator dapat perorangan,kelompok,atau organisasi pengirim berita.Dibawah ini adalah beberapa hal tanggung jawab utama komunikator/sender:
a. Mengirimkan pesan dengan jelas
b. Memilih chanel/saluran/berita yang cocok untuk mengirimkan pesan dan;
c. Meminta kejelasan bahwa pesan telah diterima dengan baik
Untuk itu seorang komunikator/sender dalam menyampaikan pesan/informasi harus memperhatikan dengan siapa kita berkomunikasi,apa yang akan disampaikan dan bagaimana penyampainya,harus disesuaikan dengan pengetahuan pihak yang menerima
2.Komunikan/Receiver/Penerima
Komunikan/penerima adalah partner/rekan dari komunikator dalam komunikasi.Sesuai dengan namanya ia berperan sebagai penerima berita.Penerima mungkin mendengarkan pembicara atau menuliskan dan menginterprestasikan pesan dengan berbagai cara.Tanggung jawab penerima pesan adalah:
a. Berkonsentrasi pada pesan untuk menjadi mengerti dengan baik dan benar akan pesan yang diterima
b. Memberikan umpan balik pada pengirim untuk memastika pembicara/pengirim bahwa pesan telah diterima dan dimengerti(hal ini penting terutama pada pesan yang dikirim secara lisan)
Dengan diterimanyaumpan balik dari pihak komunikan,maka akan terjadi komunikasi dua arah.
3.Channel/Saluran/Media
Channel adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.Atau jalan yang dilalui feedback komunikan kepada komunikator yang digunakan oleh pengirim pesan.Pesan dapat berupa kata kata atau tulisan,tiruan,gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seprti telephone,televisi,fax,photocopy,hand digital,hand signal,e-mail,sandi morse,semaphore,sms,dan lain sebagainya.Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan (wursanto 1994),ada 3 macam bentuk berita:
a. Audible yaitu berita yang dapat didengar,baik secara langsung maupun tidak langsung (sarana telephone,radio,lonceng,sirine)
b. Visual yaitu berita yang dilihat,yang berbentuk tulisan,gambar,poster serta tada tanda seperti sinar lampu,bendera
c. Audio dan Visual yaitu berita yang dapat didengar dan dilihat,baik melalui televisi,film,internet,pameran maupun kesenian.
Sumber:
http://blog.elearing.unesa.ac.id/pdf/unsur-unsur-komunikasi-efektif.pdf
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
1. Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konperensi
Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
2. Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
C. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
D. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
· Jumlah partisipan
· Hubungan masing-masing partisipan
· Level keintiman
· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
· Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
Judul dan jenis rapat
Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
Pemimpin rapat
Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
Pembuat notula (sekretaris)
Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3. Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
5. Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.
1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”
5. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber :
· Google.com
KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT
1. Pertemuan
A. Pengertian Pertemuan
Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1. Sidang
Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2. Forum
Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3. Kongres
Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang
4. Konperensi
Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6. Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan di forum resmi.
7. Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama, sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
2. Rapat
A. Pengertian Rapat
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan
B. Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
C. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :
a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.
b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi.Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2. Bersifat tidak mengikat
- DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.
Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
- POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
- TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
- LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
- SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
- TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
- PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
- PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
D. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
· Jumlah partisipan
· Hubungan masing-masing partisipan
· Level keintiman
· Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
· Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. Persiapan Administrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
Hasil rapat yang lalu
Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
Papan dan alat tulis
Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
Sound system, tape recorder
Block note, ballpoint
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
Judul dan jenis rapat
Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
Pemimpin rapat
Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
Pembuat notula (sekretaris)
Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya
3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan
Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:
Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.
Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.
Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
3. Condongkan badan ke arah orang itu.
Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara
Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
5. Ajukan pertanyaan bila perlu
Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi teknik-teknik yang ditawarkan James.
1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara
Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat seperti yang Anda katakan…”
5. Menyusun Pesan
Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.
Sumber :
· Google.com
Komunikasi Tatap Muka
Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Customer Service yaitu memakai komunikasi tatap muka, yaitu metode penyampaian pesan yang dilakukan oleh Customer Service dengan pelanggan yang mengajukan klaim pulsa secara langsung. Komunikator sebelum melancarkan pesan terlebih dahulu melakukan perencaaan terlebih dahulu.
Dengan adanya perencanaan komunikasi terlebih dahulu sehingga akan tercipta sasana komunikasi dialogis dan harmonis, karena adanya saling pemahaman antara Customer Service dengan pelanggan yang menagajukan klaim pulsa. Menurut responden walaupun sudah ada perencanaan terlebih dahulu adakalanya perencanaan dari strategi tersebut muncul sebab berdasarkan realita pelanggan yang mengajukan klaim pulsa adalah berasal dari latar belakang dan permasalahan klaim pulsa yang berbeda-beda sehingga akan berpengaruh pada proses komunikasi yang dijalankan.
Customer Service lebih dominan memakai komunikasi interpersonal dengan strategi kendali katalisator dan strategi kembar siam dari pada strategi wortel terayu, pedang tergantung dan strategi pedang tergantung. Sebab strategi katalisator adalah merupakan metode yang menjadi individu berbuat berdarakan atas kesadara sendiri tanpa adanya unsur pemaksaan dari komunikator. Strategi kembar siam sendiri merupaka strategi hasil dari satu hubungan yang telah terbina (hasil dari strategi katalisator), dimana kedua belah pihak sama-sama saling membutuhkan, terlebih bagi Telkom sebab selama ini pelanggan merupakan aset terpenting. Sedangkan pada strategi lain cenderung adanya suatu pemaksaan kehendak, hukuman, hadiah atau Reward bagi pelanggan yang berbuat sesuai dengan keinginann komunikator serta unsur khayalan (harapan yang berlebihan dari komunikator guna memperoleh tangggapan yang positif sedangkan hasil yang dieroleh belum tentu sesuai dengan harapan), sehingga strategi tersebut tidak relefan jika dipergunakan Customer Service dalam mengasi klaim pulsa dari pelanggan. Hasil dari analisa penelitian dapat diketahui bahwa Komunikasi melalui tatap muka lebih efektif bagi Customer Service dalam menyampaikan pesan dari pada melalui media lain termasuk Telepon. Sebab dengan melalui komunikasi tatap muka akan tercipta suasana dialogis dan dapat diketahui secara langsung umpan balik dari pelanggan yang mengajukan klaim pulsa.
Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Customer Service yaitu memakai komunikasi tatap muka, yaitu metode penyampaian pesan yang dilakukan oleh Customer Service dengan pelanggan yang mengajukan klaim pulsa secara langsung. Komunikator sebelum melancarkan pesan terlebih dahulu melakukan perencaaan terlebih dahulu.
Dengan adanya perencanaan komunikasi terlebih dahulu sehingga akan tercipta sasana komunikasi dialogis dan harmonis, karena adanya saling pemahaman antara Customer Service dengan pelanggan yang menagajukan klaim pulsa. Menurut responden walaupun sudah ada perencanaan terlebih dahulu adakalanya perencanaan dari strategi tersebut muncul sebab berdasarkan realita pelanggan yang mengajukan klaim pulsa adalah berasal dari latar belakang dan permasalahan klaim pulsa yang berbeda-beda sehingga akan berpengaruh pada proses komunikasi yang dijalankan.
Customer Service lebih dominan memakai komunikasi interpersonal dengan strategi kendali katalisator dan strategi kembar siam dari pada strategi wortel terayu, pedang tergantung dan strategi pedang tergantung. Sebab strategi katalisator adalah merupakan metode yang menjadi individu berbuat berdarakan atas kesadara sendiri tanpa adanya unsur pemaksaan dari komunikator. Strategi kembar siam sendiri merupaka strategi hasil dari satu hubungan yang telah terbina (hasil dari strategi katalisator), dimana kedua belah pihak sama-sama saling membutuhkan, terlebih bagi Telkom sebab selama ini pelanggan merupakan aset terpenting. Sedangkan pada strategi lain cenderung adanya suatu pemaksaan kehendak, hukuman, hadiah atau Reward bagi pelanggan yang berbuat sesuai dengan keinginann komunikator serta unsur khayalan (harapan yang berlebihan dari komunikator guna memperoleh tangggapan yang positif sedangkan hasil yang dieroleh belum tentu sesuai dengan harapan), sehingga strategi tersebut tidak relefan jika dipergunakan Customer Service dalam mengasi klaim pulsa dari pelanggan. Hasil dari analisa penelitian dapat diketahui bahwa Komunikasi melalui tatap muka lebih efektif bagi Customer Service dalam menyampaikan pesan dari pada melalui media lain termasuk Telepon. Sebab dengan melalui komunikasi tatap muka akan tercipta suasana dialogis dan dapat diketahui secara langsung umpan balik dari pelanggan yang mengajukan klaim pulsa.
Komunikasi menurut perilaku
Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang.menurut perilaku, komun ikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi formal
Komunkasi yang terjadi diantara anggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah disusun dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya.
b. Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
c. Komunikasi nonformal
Komunkasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunkasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi, atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.
Maka dapat diketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang.menurut perilaku, komun ikasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi formal
Komunkasi yang terjadi diantara anggota organisasi/perusahaan yang tata caranya telah disusun dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya.
b. Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi didalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.
c. Komunikasi nonformal
Komunkasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunkasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi, atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.
Maka dapat diketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut maksud komunikasi
Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih banyak ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Berpidato
b. Memberi ceramah
c. Memberi prasaran
d. Wawancara
e. Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu, demikain pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih banyak ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Berpidato
b. Memberi ceramah
c. Memberi prasaran
d. Wawancara
e. Memberi perintah atau tugas
Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu, demikain pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut ruang lingkup
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi tiga macam :
1. Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasidari atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya.
2. Komunikasi horizontal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
3. Komunikasi diagonal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertikal.
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :
1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya
2. Konperensi pers (press release)
3. Siaran televisi, radio dan sebagainya
4. Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut :
a. Komunikasi internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi tiga macam :
1. Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasidari atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya.
2. Komunikasi horizontal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
3. Komunikasi diagonal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertikal.
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :
1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya
2. Konperensi pers (press release)
3. Siaran televisi, radio dan sebagainya
4. Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut aliran infomasi
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam komunkasi yang sedang terjadi. Maka komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunikasi satu arah ( simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat atau yang terjadi karena system yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.
2. Komunikasi dua arah
Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalah pahaman.
3. Komunikasi keatas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.
4. Komunikasi kebawah
Komunkasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi kesamping
Komunkasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.
Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Informasi merupakan muatan yang menjadi bagian pokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam komunkasi yang sedang terjadi. Maka komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunikasi satu arah ( simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat atau yang terjadi karena system yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.
2. Komunikasi dua arah
Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respon atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalah pahaman.
3. Komunikasi keatas
Komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.
4. Komunikasi kebawah
Komunkasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
5. Komunikasi kesamping
Komunkasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar.
Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut jumlah yang berkomunikasi
Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusaia baik itu perorangan maupun kelompok. Oleh karena itu jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunkasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung amupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
2. Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok. Maka komunikasi dalam kelompok Nampak lebih terbuka bila dibanding dengan komunikasi perseorangan.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusaia baik itu perorangan maupun kelompok. Oleh karena itu jumlah yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Komunkasi perseorangan
Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung amupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.
2. Komunikasi kelompok
Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok. Maka komunikasi dalam kelompok Nampak lebih terbuka bila dibanding dengan komunikasi perseorangan.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut peranan individu
Komunkasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
1. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.
2. Komunikasin antari individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
3. Komunikasi antara individu antara dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunkasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain :
1. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.
2. Komunikasin antari individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.
3. Komunikasi antara individu antara dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut jaringan kerja
Didalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut system yang ditetapkannya dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :
1. Komunikasi jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando shingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi jarinan kerja lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.
3. Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Didalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut system yang ditetapkannya dalam jaringan kerja. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi :
1. Komunikasi jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando shingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi jarinan kerja lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.
3. Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Komunikasi menurut cara penyampaian
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain mahkluk individu juga sekaligus mahkluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara trampil berkomunikasi. Oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi. Kiranya tidak terlalu sulit untuk mengenali cara-cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi lisan
· Yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatatp muka, misalnya dialog 2 orang, wawancara maupun rapat dan sebagainya.
· Yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.
b. Komunikasi tertulis
· Yang dilaksanakan dalam bentuk suratdan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
· Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.
· Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
· Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
· Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.
Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti, dan menimbulkan pengertian berbeda dari yang dimaksud.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain mahkluk individu juga sekaligus mahkluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara trampil berkomunikasi. Oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi. Kiranya tidak terlalu sulit untuk mengenali cara-cara penyampaian informasi dalam komunikasi, karena pada dasarnya kita telah melakukannya dalam kehidupan sehari-hari.
Menurut cara penyampaian informasi dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi lisan
· Yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatatp muka, misalnya dialog 2 orang, wawancara maupun rapat dan sebagainya.
· Yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.
b. Komunikasi tertulis
· Yang dilaksanakan dalam bentuk suratdan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
· Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.
· Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
· Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
· Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.
Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti, dan menimbulkan pengertian berbeda dari yang dimaksud.
Sumber : bab2-macam_macam_komunikasi.pdf – Adobe Reader
Langganan:
Postingan (Atom)